Gestion efficace du temps pour les dirigeants – zimo news

0
6


D’innombrables choses peuvent distraire les propriétaires et les dirigeants d’entreprise de leurs rôles principaux. Il s’agit souvent de stimuler les ventes et de faire avancer leur entreprise.

Pour réussir, cependant, vous devez bien gérer et garder votre temps. La clé n’est pas seulement de tout faire, mais aussi d’éviter l’épuisement professionnel et de se sentir satisfait et accompli à la fin de la journée.

Cela dit, consultez ces 12 conseils pour de nouvelles idées ou des rappels qui vous aideront à améliorer votre jeu de gestion du temps. Et devenir à son tour le patron le plus productif de tous les temps.

1. Choisissez vos balles en caoutchouc et vos balles en verre.

Effectuer plusieurs tâches à la fois peut nuire à votre productivité et à votre santé. À cause de ça, les priorités sont essentielles. Et, pour prioriser, vous devez penser en termes de billes de caoutchouc et de verre.

Lorsque vous laissez tomber une boule de verre sur votre équipe ou votre entreprise, vous en subirez les conséquences à long terme. Vous devez vous en occuper vous-même si vous ne voulez pas qu’ils soient cassés.

Les balles en caoutchouc, en revanche, peuvent être manipulées plus tard ou même déléguées. Parce qu’ils rebondissent, les laisser tomber n’est pas un gros problème.

Grâce à cette analogie, vous êtes en mesure d’identifier les tâches à inclure dans votre emploi du temps lorsque vous effectuez cette comparaison.

En tenant compte de cela, quelles tâches allez-vous abandonner aujourd’hui ?

2. Organisez les tâches dans le bon ordre.

Tout le monde a tendance à tomber dans le même piège, qu’il soit en position de leadership ou non. Ils perdent du temps à cueillir des fruits à portée de main. Bien que répondre aux e-mails, organiser les fichiers informatiques et nettoyer votre bureau puissent sembler productifs, ce ne sont peut-être pas les tâches les plus importantes ou les plus urgentes.

Pour cette raison, de nombreuses personnes commencent leur journée en s’attaquant à leur tâche la plus importante (MIT). Par conséquent, le moment le plus approprié pour résoudre vos problèmes les plus urgents est du matinlorsque les gens sont les plus alertes et énergiques.

Après avoir terminé toutes les activités « à faire », vous pouvez lentement vous frayer un chemin à travers les activités « qu’il serait bon de faire ».

3. Débarrassez-vous de tout ce dans quoi vous n’avez pas besoin d’être directement impliqué.

«En termes simples, laissez votre équipe faire son travail», conseillent les experts de le blog des Méthodes de 100 Coachs. « En théorie, vous avez embauché des candidats tout à fait compétents pour le poste, et vous devez leur faire confiance implicitement pour mener à bien leurs tâches. »

Cela peut être difficile si vous avez tendance à microgérer ou à être obsédé par chaque petit détail. Cependant, être pris dans les mauvaises herbes vous laisse peu de temps et d’énergie pour prendre les décisions critiques que seuls les managers et les dirigeants peuvent prendre. « Moins vous passez de temps à microgérer, plus vous avez de temps à ‘MACRO-gérer’! » ils ajoutent.

4. Planifiez votre vie un an à l’avance.

En plus de vos responsabilités professionnelles, vous avez également des obligations personnelles. Au minimum, cela comprend les rendez-vous chez le médecin, les réunions parents-enseignants et les vacances. Si vous ne les ajoutez pas à votre calendrier, vous pouvez vous attendre à des conflits.

De plus, avec un peu de planification, vous savez à quoi vous attendre et vous êtes donc prêt. De plus, cela limite le nombre de décisions que vous devez prendre pour économiser une énergie précieuse. Et c’est un moyen efficace de définir et de suivre des objectifs.

Mais jusqu’où devriez-vous tracer votre calendrier ? À mon avis? Planifier sa vie un an à l’avance ne ferait pas de mal.

Je vis et meurs selon mon calendrier », Réservoir de requin Robert Herjavec a dit CNBC Fais-le. Pour accomplir ce grand exploit, il planifie toujours un an à l’avance.

″[It] me permet de gérer mon temps et mes priorités », explique-t-il. « Cela ne signifie pas que tout sur le calendrier doit être verrouillé, mais cela me donne une idée de l’endroit où je vais être et du moment pour que je puisse maximiser mon temps. »

Par exemple, Herjavec a dit à Entrepreneur qu’il planifierait les activités de ses enfants un an à l’avance avec les conseillers scolaires. « À cause de cela, je n’ai jamais manqué une compétition de natation. Je n’ai jamais raté une pièce de théâtre à l’école. Je n’ai jamais rien raté », a-t-il déclaré.

Herjavec tient également un calendrier pour rester organisé tous les jours. « Les détails, les briefs sont toujours là », dit-il. « Cela m’aide à me préparer et j’ai toujours une référence. »

5. Ne planifiez pas chaque minute.

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certains dirigeants programment leurs journées en blocs de 5 minutes ? Eh bien, vous devez remercier la loi de Parkinson. Selon cela, « les travaux s’étendent pour remplir le temps disponible ».

De nombreux dirigeants, dont Bill Gates et Elon Musk, utilisent le timeboxing pour rester au top de leur emploi du temps chargé. Fondamentalement, vous définissez des plages horaires pour chaque tâche, puis vous les intégrez à votre emploi du temps.

Fixer une limite de temps pour chaque tâche maximise votre concentration, augmentant ainsi vos chances de les terminer à temps. Il est également plus facile de savoir quoi faire ensuite lorsque vous avez un plan pour la journée, y compris les pauses.

C’est bien beau. Après tout, la planification est essentielle. Mais, vous ne devriez pas programmer chaque minute de la journée.

En moyenne, les PDG passent environ un quart de leur temps à interagir spontanément, selon une étude menée par Michael E. Porter et Nitin Nohria de la Harvard Business School.

Pour gérer le déroulement des événements inattendus qui consomment 36 % du temps des PDG, les dirigeants doivent être disponibles pour des conversations ou des réunions raisonnables.

« Les dirigeants dont les horaires sont toujours pleins ou dont [executive assistants] … dire non à trop de gens risque d’être perçu comme impérieux, suffisant ou déconnecté », ont noté Porter et Nohria.

6. Adoptez des habitudes saines et fixez des limites fermes.

Selon une étude McKinsey, les professionnels gèrent en moyenne les e-mails pendant 28 % de leurs heures de travail. En outre, revue de Harvard business a révélé que « les professionnels consultent leurs e-mails 15 fois ou toutes les 37 minutes ».

Pourquoi est-ce un problème ? Il faut des travailleurs 23 minutes et 15 secondes pour retrouver une productivité totale après une interruption, comme la vérification de votre courrier électronique.

Cependant, les e-mails ne sont pas les seuls voleurs de temps là-bas. De plus, de nombreuses personnes sont distraites par les notifications de Slack, des réseaux sociaux et des SMS. À leur tour, ils ne peuvent pas accorder toute leur attention à la tâche à accomplir. Et, pire encore, cela peut réduire leurs temps d’arrêt.

La réponse? Réservez 20 à 30 minutes le matin pour vérifier et répondre aux e-mails qui peuvent être traités rapidement. En outre, vous devez signaler ceux qui doivent être suivis de manière plus approfondie.

De plus, pour éviter de passer du temps sur des distractions comme les e-mails et Slack, les dirigeants doivent définir des paramètres concernant la fréquence à laquelle ils vérifier leurs e-mails. Et, il est essentiel de définir les attentes avec les employés et de communiquer comment les joindre si quelque chose d’urgent doit être traité immédiatement.

7. Trouvez les bonnes occasions d’utiliser vos points forts.

« Utilisation la plus élevée et la meilleure » est un concept que vous comprenez probablement en tant que leader. Mais, cela a un sens dans diverses situations.

« Regardons cela en rapport avec la gestion efficace de votre temps », a déclaré Dennis Reid, H2scan Corporation. Forbes. « Si vous connaissez vos points forts, cherchez des occasions de les utiliser. » D’abord, cependant, demandez-vous quotidiennement si vous êtes à la fois « requis et mieux adapté » pour entreprendre un projet donné. Au lieu de cela, profitez des forces des membres de votre équipe et déléguer pour maximiser l’efficacité, suggère Reid.

8. Repensez la planification des réunions.

Il peut être difficile pour un dirigeant d’organisation d’accepter une invitation à une réunion. Votre réponse peut donner l’impression que vous enfreignez une norme culturelle si vous dites « non » ou « pas maintenant ». Cependant, vous vous rendrez peut-être compte que de nombreuses réunions auxquelles vous assistez sont inutiles si vous évaluez toutes les réunions auxquelles vous avez assisté la semaine précédente.

Lorsque vous êtes invité à une réunion, vous devez demander l’ordre du jour pour mieux utiliser votre temps et construire un système de gestion. En utilisant cette méthode, vous pouvez refuser poliment les réunions qui ne sont pas prioritaires.

Et, lorsque vous planifiez une réunion, plus c’est court, mieux c’est.

« Les heures de réunion « standard » devraient être revues pour les raccourcir. Cela peut améliorer considérablement l’efficacité d’un PDG. Par exemple, lors de nos débriefings, les PDG ont avoué que les réunions d’une heure pouvaient souvent être réduites à 30, voire 15 minutes », ont rapporté Porter et Nohria.

9. Planifiez du temps seul.

Le travail d’un PDG consiste à créer une vision pour son entreprise, à formuler des stratégies générales pour la réaliser et à les communiquer clairement à toutes les parties prenantes.

Si vous n’avez pas assez de temps pour réfléchir, il est difficile d’y parvenir. Pour cette raison, les PDG passent généralement 28 % de leur temps de travail seuls, mais leur temps passé seul est généralement limité à une heure ou deux.

« Les PDG doivent limiter le temps passé seul et éviter de le dissiper en traitant des problèmes immédiats, en particulier leurs boîtes de réception », ont recommandé Porter et Nohria.

10. Avoir un assistant exécutif puissant ou un chef de cabinet.

Comment ce rôle contribuera-t-il à la gestion du temps ? Eh bien, voici deux excellentes raisons.

Portier.

En embauchant un excellent personnel dans ce domaine, vous pouvez assurer des réunions ne pas aligné avec vos priorités ne soyez pas programmé. Lorsque vous demandez à assister à une réunion, ils s’assurent que vous y assistez pour les bonnes raisons. En d’autres termes, ils prévoient que la demande a un but.

Souvent, ils refusent les demandes de réunion de la communauté, de l’industrie et d’autres réunions externes qui, autrement, encombreraient votre calendrier d’événements inutiles.

Gestionnaire de messagerie.

La gestion de votre courrier électronique fait également partie des responsabilités de votre chef de cabinet ou de votre adjoint exécutif. La raison? Il est courant que les PDG et autres dirigeants reçoivent une quantité écrasante d’e-mails. En tant que tels, ils peuvent aider à garder votre boîte de réception sous contrôle.

11. Ne vous contentez pas de donner la priorité à votre temps, aidez vos employés à faire de même.

Malgré notre conviction que nous consacrons huit heures par jour à nos tâches principales, rechercher montre que c’est rarement le cas. En vérifiant périodiquement le temps de votre équipe (et le vôtre), vous pouvez les aider à tirer le meilleur parti de leur temps. Par conséquent, réservez une journée spécifique à votre équipe pour suivre ce qu’ils font et combien de temps ils y consacrent.

Je dois ajouter que cet exercice n’est pas une excuse pour éliminer les travailleurs pauvres. Au lieu de cela, il est destiné à aider les employés à long terme. En rassemblant suffisamment de données, vous et votre équipe devriez être en mesure de déterminer le temps nécessaire aux tâches et comment éviter tout retard ou interruption de travail.

12. Prenez du temps pour votre bien-être personnel.

Pour les cadres supérieurs, trouver du temps pour eux-mêmes peut être difficile, avec environ 60 heures de travail par semaine. Pour un mode de vie saincependant, réserver du temps pour votre bien-être personnel est primordial.

Mais, comment pouvez-vous passer ce temps seul ? revue de Harvard business Les contributeurs Whitney Johnson et Amy Humble proposent ces quatre conseils pour vous aider à prendre soin de vous :

  • Ajoutez les soins personnels à votre calendrier en en faisant une priorité.
  • N’ayez pas peur de demander de l’aide si vous en avez besoin.
  • Vérifiez avec les autres pour voir comment ils vont.
  • Faites une liste des points positifs de votre journée. Et faites-vous un devoir de les dire à haute voix.

Publié en premier sur le calendrier. Lis Ici.

Crédit de l’image en vedette : photo d’Anna Tarazevich ; Pexel ; Merci!

Calendrier

Nous sommes Calendar, essayant de faire du monde un endroit beaucoup plus productif. Consultez-nous en ligne sur https://www.calendar.com.



Source link

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here